Vi behandler personopplysninger etter disse prinsippene:
- Lovlig, korrekt og åpent
- Konfidensielt
- Beskyttet mot utilsiktede endringer, men oppdatert
- Etter definerte formål
- Ikke lagret lenger enn det som er nødvendig eller lovpålagt
Hva betyr personvernreglene?
Personvernforordningen (GDPR) gir deg som innbygger retten til selv å bestemme hvordan dine personopplysninger skal behandles og hvem som skal få tilgang til personopplysningene dine.
Reglene innebærer blant annet:
- Det skal være åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Når vi ber om samtykke til å bruke informasjon, skal vi gi klare opplysninger om hvordan personopplysningene skal brukes.
- Prinsippet om dataminimering betyr at vi skal begrunne og avgrense bruk av personopplysninger. Det er ikke lov å samle inn eller lagre personopplysninger en ikke trenger. Informasjon det ikke lenger er behov for, skal slettes. Merk at det her er unntak i samsvar med blant annet arkivloven.
- Kommunen skal rette feil eller ufullstendige personopplysninger.
- Du har i visse tilfeller retten til å protestere mot behandling av personopplysningene dine.
Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?
Farsund kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser/søknader vi får fra deg.
Å "behandle personopplysninger", betyr for eksempel at vi samler inn informasjon, registrerer den, setter den sammen, lagrer den eller utleverer den til nødvendige parter som inngår i behandlingen.
Hvis vi ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendig for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene. (for eksempel ved undersøkelser).
Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger?
Vi må ha et rettslig grunnlag for å kunne samle inn og behandle personopplysninger. Først og fremst er dette for å kunne utføre våre tjenester. Det kan også være fordi vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser i en avtale, eller utøve annen offentlig myndighet. I en del tilfeller er det også et lov- eller avtalefestet krav om å gi personopplysninger. For eksempel må vi behandle de personopplysningene som er nødvendige for å kunne tilby barnehageplass til den som søker om det.
Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:
- Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger, og er nå en del av den nye personopplysningsloven.
- Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig, og når et dokument er unntatt offentlighet. Farsund kommune praktiserer meroffentlighet, som betyr at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumentene skal være offentlige.
- Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
- Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter blir lagret og hvilke dokumenter som skal bevares.
- Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger for bruk i grunnskolen og ungdomsskolen.
- Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som blir samlet inn vil bli behandlet, hvordan de blir sikret, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
- Barnevernsloven inneholder regler om hvordan kommunen kan behandle personopplysninger i forbindelse med barn og familier som har behov for hjelp, oppfølging eller beskyttelse. Loven gir barneverntjenesten adgang til å samle inn, bruke og dele nødvendige opplysninger for å sikre at barn får riktig hjelp til rett tid, samtidig som opplysningene skal behandles med høy grad av konfidensialitet og sikkerhet.
Andre aktuelle lover som gir mulighet for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:
- Kommuneloven
- Arbeidsmiljøloven
- Sosialtjenesteloven
- Helse- og omsorgstjenesteloven
- Helsepersonelloven
- Helseregisterloven
- Folketrygdloven
- Nav-loven
- Regnskapsloven
Samtykke
I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger basert på samtykke fra deg. I slike tilfeller skal du få informasjon om hva behandlingen innebærer og aktivt bli bedt om å samtykke til behandling av personopplysningene dine. Du kan når som helst trekke samtykket ditt til behandling av personopplysninger tilbake. Hvordan du gjør dette vil du normalt bli orientert om når vi innhenter samtykket.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Farsund kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til innbyggerne våre, kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige register, for eksempel skatteopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret.
Vi samler også inn personopplysninger når du søker om en tjeneste gjennom våre søknadsskjemaer.
Hva slags personopplysninger behandler vi?
Hvilke personopplysninger vi samler inn avhenger av hva slags tjeneste du har behov for, eksempler kan være hjemmeservice, barnehageplass, byggesøknad, skole og lignende.
- Kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
- Informasjon som er nødvendig for å identifisere deg, som fødselsnummer, D-nummer, kjønn, statsborgerskap.
- Informasjon om dine relasjoner til andre, for eksempel navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus.
- Helseopplysninger som diagnose eller medisiner.
- Biometri (bilde/video) - digitalt tilsyn - kamera i helsetjenester
Hvordan samler vi inn personopplysningene?
Ofte er det du som sender personopplysningene direkte til oss, for eksempel ved å fylle ut et elektronisk skjema eller papirskjema på vår hjemmeside. Informasjonen du fyller inn i skjemaet, blir registrert i de relevante systemene til kommunen.
Informasjonen kan også bli hentet gjennom skolegang, opphold på institusjon, arbeidsforhold i kommunen osv.
Vi henter også informasjon gjennom nasjonale registre, som folkeregisteret eller eiendomsregisteret (matrikkel). I de tilfellene hvor informasjon blir hentet fra slike registre, blir dette gjort med ditt samtykke eller på grunnlag i lov eller forskrift.
Personopplysningene vil bli behandlet konfidensielt og vil kun bli brukt til det formålet de er samlet inn for.
Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?
Vi tar vare på personopplysningene dine på ulike måter, og vi kontrollerer hvem som har tilgang til personopplysningene dine. For eksempel har fagsystemene begrenset tilgang.
Informasjonen vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tjenester eller behandler saken din. Deretter blir informasjonen overført til arkivet. Vi må kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din. Det er lovene som bestemmer hvor lenge vi må lagre denne informasjonen. Noe av informasjonen skal i henhold til loven bevares for evig tid, og kan ikke slettes.
Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?
Gjennom våre elektroniske løsninger vil noe informasjon kunne overføres til eksterne mottakere, som for eksempel sykehus, NAV osv. Dette vil kun skje når kommunen har en lovpålagt plikt til å utlevere slike opplysninger, og kun til det formålet opplysningene er ment for.
Informasjonen blir også behandlet av noen av våre IT-leverandører. I slike tilfeller er det inngått databehandleravtaler med leverandørene for å sikre at de behandler informasjonen i tråd med personopplysningsloven.
Hvor lenge lagrer kommunen personopplysningene dine?
Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, blir lagret så lenge lovbestemmelsen krever det, for eksempel i henhold til arkivloven.
Hvem er den behandlingsansvarlige i Farsund kommune?
Kommunedirektøren er øverst ansvarlig for behandling av personopplysninger i kommunen. Praktiske oppgaver og tilsyn med at personvernet blir ivaretatt blir som regel delegert til kommunalsjef eller annen leder. Kommunen har regler for hvordan dette blir ivaretatt, og fører protokoll for hvert fagsystem der roller er avklart.
Hvilke rettigheter har du?
Når kommunen behandler opplysninger om deg, har du rett til å få vite hva slags personopplysninger vi behandler, hva opplysningene skal brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan kontakte kommunen og be om å få innsyn i personopplysningene dine. Vi vil svare på forespørselen din så snart som mulig, og senest innen 30 dager.
Hvis du oppdager at opplysninger om deg er feil kan du kreve å få opplysningene rettet.
Hvis du mener at kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom informasjonen skal lagres i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.
Du har rett til å få kopi av informasjonen din i et digitalt format, dette kalles retten til dataportabilitet. Du har også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet hvis du ønsker det. Retten til dataportabilitet gjelder bare informasjon som du har gitt til oss.
Rett til å klage til Datatilsynet
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har opplyst her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Se hvordan du kontakter Datatilsynet.
Pressen og offentlighetens innsyn etter Offentleglova
Hovedregelen etter Offentleglova er at forvaltningsorganenes saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din forespørsel til oss vil dermed også være